Par l’Équipe LookTech
Novembre et décembre, c'est la saison des chiffres : facturer ce qui a été livré avant le 31 décembre, préparer le dossier du comptable, fermer l'année et bâtir le budget 2027. Dans beaucoup de PME, tout ça passe encore par des fichiers Excel recopiés d'une année à l'autre et par de la ressaisie. Voici comment voir ce qui peut être automatisé, et quoi changer pour 2027.
Pourquoi y penser avant janvier
- La clôture. Pour beaucoup de PME, l'exercice se termine le 31 décembre. Une facture oubliée ou en retard complique le travail du comptable.
- Les déclarations de février. Les relevés 1, le sommaire de l'employeur et, s'il y a lieu, la cotisation au Fonds de développement et de reconnaissance des compétences de la main-d'œuvre sont dus au plus tard le dernier jour de février.
- Le budget 2027. Ce qui n'est pas prévu au budget cet automne attend souvent un an de plus.
Automatiser la facturation
Une vente conclue dans le CRM, un bon de travail fermé ou des heures approuvées contiennent déjà presque tout ce qu'il faut pour facturer. Une intégration peut créer la facture directement dans votre logiciel comptable (par exemple QuickBooks Online), avec le bon client, les bons codes de produits et les taxes calculées par le logiciel. Pour Sage, Acomba ou un autre logiciel, on vérifie ce qu'il permet pendant le diagnostic.
Les rappels de paiement peuvent aussi partir automatiquement, selon le calendrier que vous choisissez. Les factures inhabituelles, les notes de crédit et les rabais spéciaux restent soumis à une approbation : l'objectif est de réduire la ressaisie, pas le jugement.
Des rapports de fin d'année alimentés par vos systèmes
Ventes par client, comptes clients en souffrance, marge par projet, inventaire au 31 décembre : ces rapports peuvent être alimentés directement par vos systèmes plutôt que par des copier-coller. Votre comptable demande à peu près les mêmes documents chaque année; une fois la liste établie, l'extraction peut être préparée d'avance. L'IA peut aider à résumer des écarts ou à proposer une catégorie pour une dépense, mais une personne valide toujours, et elle ne remplace pas le comptable.
Relier CRM, ERP et comptabilité : par où commencer
Dessinez d'abord le parcours d'une commande : la demande ou la soumission, la commande et la livraison, puis la facture et le paiement. Chaque endroit où quelqu'un retape une information est une occasion d'intégration. Choisissez ensuite la solution la plus simple qui convient : un connecteur natif s'il existe et qu'il est fiable, un outil d'automatisation sans code pour des flux simples, ou une intégration sur mesure par API quand les règles d'affaires sont complexes. Décidez aussi quel système fait foi pour chaque donnée, sinon les intégrations créent des doublons.
Sortir d'Excel pour 2027, sans tout jeter
Excel reste un excellent outil d'analyse. Le problème commence quand il devient le système central : plusieurs versions, des macros que seule une personne comprend, aucune trace des modifications. L'idée n'est pas de bannir Excel, mais de séparer la saisie de l'analyse : les données vont dans un outil fiable (CRM, ERP, base de données ou petite application web), et Excel sert à les consulter. Le début d'un exercice est un moment naturel pour faire la bascule.
Subventions et crédits d'impôt
Certains programmes peuvent financer une partie d'un projet numérique. Par exemple, le volet 1B du programme ESSOR d'Investissement Québec s'adresse aux entreprises de 250 employés et moins dont le chiffre d'affaires atteint au moins 2,5 M$, pour un diagnostic et un plan numérique qui suivent ses exigences. Les demandes peuvent être autorisées jusqu'au 31 mars 2027. Le crédit d'impôt C3i, lui, vise certains progiciels de gestion. C'est l'entreprise qui dépose la demande, avant d'engager des dépenses, et c'est l'organisme qui décide de l'admissibilité et du montant. Déposer une demande ne garantit pas d'obtenir l'aide. Confirmez toujours les conditions auprès de l'organisme et de votre comptable. LookTech n'administre aucun de ces programmes et ne peut pas garantir l'acceptation d'une demande.
Le diagnostic LookTech
Le diagnostic d'automatisation sert à décider quel chantier faire en premier. Nous regardons vos tâches manuelles, vos fichiers Excel critiques et les allers-retours entre CRM, ERP et comptabilité, et nous vérifions ce que vos logiciels permettent. Vous recevez une synthèse de la situation, une priorisation des chantiers, une estimation préliminaire et une feuille de route : automatiser, intégrer, développer ou attendre.
Le diagnostic est offert à partir de 1 500 $. Le périmètre se précise après un premier échange, et rien ne vous oblige à faire réaliser la suite avec LookTech.
Décrivez-nous votre processus de fin d'année ou appelez-nous au +1 438 800 7272.